Praxisurlaub gut geplant
"Wir sind im Urlaub. Wir werden vertreten durch alle anwesenden Ärzte in x-stadt" – warum kompliziert, wenn es auch einfach geht, wird sich der Kollege gedacht haben, als er diese Urlaubsanzeige ins Internet stellte. Richtig ist: So geht‘s nicht. Zur Vertretungsanzeige gehört die Nennung der Praxis bzw. der Praxen, die Sie vertreten. Und zum guten Ton gehört natürlich ausserdem, sich mit den genannten Praxisinhabern abzusprechen. Ein Verweis auf den ärztlichen Notdienst wird von der KV übrigens auch nicht akzeptiert!
Checkliste – "Ich bin dann mal weg"
Wer seiner Informationspolitik einen grösseren Stellenwert einräumen möchte, für den hier ein paar Tipps:
- Informieren Sie Ihre Patienten so früh wie möglich, mindestens aber vier Wochen vor Beginn des Urlaubs; im Internet darf der Hinweis noch weit früher zu finden sein.
- Platzieren Sie die Information an mehreren Stellen in der Praxis, am Eingang, am Tresen, im Wartezimmer. Achten Sie während des Urlaubs auf einen Hinweis direkt am Hauseingang, damit die Patienten nicht erst im dritten Stock merken, dass Sie nicht zu erreichen sind.
- Für ältere und "Stamm"-Patienten: Verteilen Sie am Tresen und bei Hausbesuchen (!) Informationszettel mit dem Urlaubstermin und Angaben zur Vertretung.
- Gestalten Sie die Information nicht allzu "witzig" – auch wenn Sie oder Ihr Team in Urlaubsstimmung sind. Ein Patient könnte sich auf den Fuss getreten fühlen.
- Ändern Sie die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter. Weisen Sie darauf hin, ob das Rezept- und Überweisungstelefon durchgehend besprochen werden kann und wann die angefragten Unterlagen zum Abholen bereit sein werden.
- Denken Sie daran, den Urlaubstermin auch eventuellen Überweisern zukommen zu lassen.
- Wichtig: Dauert Ihre Abwesenheit länger als eine Woche, sind Sie als Vertragsarzt dazu verpflichtet, den Urlaubstermin bei Ihrer KV anzuzeigen: per Mail, per Fax und Formblatt oder über das Telefon beim Arztregister. Insgesamt können im Jahr bis zu drei Monate Urlaub gemeldet werden, erst darüber hinaus wird eine Genehmigung erforderlich. Diese Vertretungsregelung der KV bezieht sich übrigens auf Krankheit, Schwangerschaft, Weiterbildung und Wehrübung. Wer Freitags also prinzipiell eine Vertretung anheuert statt seine Sprechstundenzeiten anzupassen, muss damit rechnen, dass seine KV mit dieser Lösung nicht einverstanden ist.
Checkliste – "Urlaubsfitter Delegat"
Und was gibt es zu beachten bei der Suche nach dem richtigen Vertreter?
- Die einfachste Lösung: Kürzere Vertretungszeiten, besonders wenn unvorhergesehen, dürfen auch angestellte Weiterbildungsassistenten übernehmen. Darauf weist z.B. die KBV auf ihrer Website in einem Video hin.
- Ansonsten muss der Vertreter Vertragsarzt sein oder einer, der die Voraussetzungen für eine Arztregistereintragung erfüllt.
- Vergewissern Sie sich der Qualifikation Ihres Vertreters – Sie haften für ihn! Approbation und Facharztanerkennung also im Original oder in amtlich beglaubigter Kopie anschauen. Und: Nachweise über Kenntnisse von genehmigungspflichtigen Leistungen, die der Vertreter in Ihrer Praxis erbringen soll, unbedingt vorlegen lassen. Leistungen nicht qualifizierter Vertreter sind nicht vergütungsfähig! Andersherum wird aber ein Schuh daraus: Der Vertreter darf Leistungen abrechnen, für die er die Genehmigung hat, auch wenn Sie selbst diese nicht haben.
- Legen Sie bei Honorarverhandlungen nicht Ihren gewohnten Umsatz zugrunde. Einbussen ergeben sich z.B. aus einer geringeren Auslastung sowie aus der weniger gut eingespielten Abrechnung.
- Bereiten Sie die Vertretung gut auf die praxisspezifischen Besonderheiten vor, speziell was die Abrechnung betrifft. Holen Sie sich eine in Abrechnung fitte MFA dazu – der Zeiteinsatz zahlt sich in barer Münze aus.
- Geben Sie Ihrem Vertreter Hinweise zur wirtschaftlichen Verordnungsweise insbesondere von Arzneimitteln. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um einen Klinikarzt handelt, dem die Verordnungseinschränkungen und Regressprobleme von Kassenärzten aus dem eigenen Berufsalltag nicht geläufig sind.
- Hinterlassen Sie Dokumentationen in lesbarer Schrift und bitten Sie auch Ihren Vertreter darum. Der Teufel ist ein Eichhörnchen ...
Tipps fürs Urlaubs-Praxisteam
- Legen Sie fest, dass in der Woche vor und in der Woche nach dem Urlaub weniger Termine ausgemacht werden, um Notfälle und andere dringende Termine auffangen zu können.
- Im Vertretungsfall: Bitten Sie Ihre MFA darum, den Vertreter zu unterstützen. Machen Sie deutlich, dass sie als Helferinnen viel dazu beitragen können, die Praxis in Ihrer Abwesenheit am Laufen zu halten. Sollte das nicht funktionieren, könnten Sie in Zukunft gezwungen sein, generellen Praxisurlaub zu verordnen.
- Es ist sinnvoll, dass die MFA am Telefon darauf hinweisen, wenn ein Vertretungsarzt in der Praxis ist. Doch sollte das Wörtchen "nur" in diesem Satz nicht auftauchen: Einigen Sie sich auf eine Sprachregelung, in der der Vertreter positiv bei den Patienten eingeführt wird!
- Wenn Sie Ihre Praxis ganz schliessen: Fragen Sie Ihre "Hausapotheke", ob diese während der Urlaubszeit Ihre Impfvorräte einlagern kann, damit ein Stromausfall keine bösen Folgen hat.